Soci e quote
Percorso protezione civile
Tutto parte dal menu Soci, con le voci Elenco soci e Categorie.
Inserire un socio
In Elenco soci premi Nuovo socio. Servono nome, cognome ed email: l'email serve per le comunicazioni ufficiali ed è il nome utente per l'area riservata.
L'interruttore Dagli l'accesso all'area riservata è acceso di serie: al salvataggio il socio riceve un invito per scegliere la password. Se lo spegni, il socio resta nel registro senza invito; l'accesso glielo dai più avanti dalla scheda con Rimanda l'invito, utile anche se l'invito è finito nello spam.
Se la persona usa già Comitix con un'altra associazione, non nasce un secondo account: si aggiunge la vostra appartenenza e lei entra con la password che ha già.
Il Numero socio puoi lasciarlo vuoto. Comitix continua la numerazione che avete già («0127», «M-0043»); per un registro nuovo parte da 0001. Un numero già usato viene rifiutato.
Solo in Italia il codice fiscale viene confrontato con nome, cognome, data di nascita e genere; negli altri paesi il campo ha il nome dell'identificativo locale.
Importare un elenco
Per un elenco già pronto usa Importa soci da file: serve un CSV con una riga per socio (da Excel: «Salva con nome» → CSV), separato da virgole o da punti e virgola.
Le colonne che entrano sono Nome e cognome, Email, Numero socio, Codice fiscale, Data di nascita (gg/mm/aaaa o aaaa-mm-gg), Città e Indirizzo. Il telefono per ora non viene importato: lo aggiungi dalla scheda.
Le righe senza un'email valida vengono saltate e il riepilogo dice quali. L'email è anche la chiave contro i doppioni: ricaricando lo stesso file, chi c'è già finisce tra i «Già presenti».
L'importazione non manda inviti: chi deve entrare lo inviti dalla scheda con Rimanda l'invito. Il bottone compare solo se il tuo ruolo ha il permesso di importare.
Categorie e quota annuale
In Categorie ogni categoria ha una Quota annuale e una Durata, Annuale o A vita. Un'associazione nuova parte con Socio giovane (fino a 17 anni), Socio ordinario (la predefinita), Socio sostenitore e Socio onorario (a vita). Se non ne hai nessuna, Parti dalle categorie standard te le crea.
Le categorie nascono a quota zero, perché l'importo lo decidi tu; l'elenco lo segnala con «da impostare: senza importo la quota non si emette».
La categoria non si assegna dalla scheda del socio. All'emissione Comitix usa quella la cui fascia d'età comprende il socio (campi Age min e Age max, serve la data di nascita) e, per tutti gli altri, quella con Predefinito acceso.
Emettere le quote
Le quote si emettono da Quote e pagamenti › Rinnovi delle quote con Emetti le quote: scegli l'anno e la scadenza. Con Emetti anche la fattura ogni quota diventa anche una fattura con numero progressivo.
L'emissione non parte mai da sola, riguarda tutti i soci attivi e salta le categorie a quota zero. Rilanciarla non raddoppia niente. L'importo si fissa al momento dell'emissione: se l'anno dopo alzi la quota, quelle vecchie non cambiano.
Il socio «in regola»
Nella scheda del socio il riquadro Periodi di stato riassume: «Adesso: Attivo. Quota: in regola.».
La quota risulta In regola quando nel riquadro Anni sociali c'è l'anno in corso; l'anno sociale va dal 1° gennaio al 31 dicembre. Se la quota è stata emessa con la fattura, l'anno si scrive da solo quando la fattura è saldata: pagamento online del socio, Incassa contanti o Registra bonifico. Un pagamento lo registri con Aggiungi un anno, origine Quota pagata e l'importo. Per chi non paga, come un onorario o un esentato per delibera, usa l'origine Esente. Senza l'anno in corso la quota risulta Quota non versata.
Gli anni prima di Comitix li carichi in un colpo con Riconosci il pregresso. Entrano come «Dichiarato dall'associazione» e contano per l'anzianità. Gli anni scoperti il riquadro li elenca da sé.
Con Apri un periodo segni In aspettativa, Sospeso o Dimesso. Chiudere un periodo non rimette il socio in regola: la quota la dice solo il registro degli anni.
La tessera
La tessera si emette dalla scheda, nel riquadro Tessera, con Emetti la tessera. Per molti soci insieme, selezionali in Elenco soci e usa l'azione di gruppo Emetti le tessere, che salta chi ne ha già una attiva.
La tessera vale un anno dall'emissione e ha un numero suo, diverso dal numero socio. Dal riquadro la scarichi in PDF con Scarica e la rinnovi con Rinnova, che sposta la validità a un anno da oggi e rigenera il QR. Sospendi e Riattiva chiedono un motivo.
La tessera non dice da sola se il socio ha pagato: la riga «Adesso risulta» e il QR mostrano in tempo reale certificato medico, copertura assicurativa e quota associativa. Il socio trova la tessera nella sua area, in La mia tessera, con il QR da mostrare all'ingresso e il PDF. Se sul vostro Comitix è attivo Google Wallet, trova anche Aggiungi a Google Wallet.
Trasferire un socio
Se l'associazione ha affiliazioni attive (madre, affiliate o sezioni sorelle), nella scheda compare Trasferisci a un'altra sezione: indichi la sezione, la data e l'atto. Il socio resta nel vostro registro con un periodo «Dimesso». Nella sezione che lo accoglie i suoi anni arrivano come «Riconosciuto da altra sezione», senza importo: l'incasso resta a chi l'ha fatto.
Da dove cominciare
Apri Categorie e metti l'importo della quota. Poi inserisci i soci, a mano o da file, e carica il pregresso. Infine emetti le quote dell'anno e registra i pagamenti man mano che arrivano.