Assemblee e documenti

Percorso protezione civile

La vita formale dell'associazione: le cariche, le assemblee dalla convocazione al verbale, i contratti, l'archivio dei documenti.

Le cariche e l'organigramma

Le cariche si assegnano dalla scheda del socio: Soci → Elenco soci, apri la persona, riquadro Cariche, Assegna una carica. Per ognuna scrivi verbale di nomina, data e Fine mandato. Quando un mandato finisce usa Termina il mandato invece di cancellare: lo storico resta.

Impostazioni → Organigramma mostra tutto insieme: in «Chi è cosa» le cariche in corso, con i mandati scaduti in rosso; in «Chi può fare cosa» i ruoli del pannello, con permessi e persone di ciascuno.

Accendi la pagina pubblica mette l'organigramma sul sito pubblico dell'associazione, che va acceso prima da Amministrazione → Dati Ente. Compaiono solo le cariche con Mostra nell'organigramma pubblico attivo, col Recapito pubblico che hai scritto.

Le cariche decidono chi vota negli organi: il consiglio direttivo è fatto da presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere e consiglieri in carica; l'organo di controllo dai revisori dei conti.

Preparare un'assemblea

Vai su Impostazioni → Assemblee → Nuovo. In La seduta scegli l'Organo: Assemblea dei soci, Consiglio direttivo, Organo di controllo; se avete associazioni affiliate compare anche l'Assemblea degli enti associati. Poi tipo (ordinaria o straordinaria), modalità, luogo, collegamento alla diretta, prima e seconda convocazione.

In Le regole dello statuto copi le vostre regole: giorni di preavviso, deleghe per socio, quorum in prima e seconda convocazione (in percentuale sugli aventi diritto); per l'assemblea dei soci, se votano solo i maggiorenni e solo chi è in regola con la quota. Negli organi il voto non si delega e il campo delle deleghe sparisce. Fra enti scegli il Peso del voto: un voto per ente, oppure in proporzione ai soci rappresentati. Avvisa anche per SMS aggiunge l'SMS a email e notifica push, scalandolo dal credito SMS.

In Il tavolo indichi chi presiede e chi verbalizza. Salva: nella scheda compare l'Ordine del giorno. Aggiungi i punti con Nuovo, scegliendo per ognuno il Voto (nessuno, palese, segreto) e la Maggioranza (semplice, due terzi, tre quarti): nella stessa seduta il bilancio si vota in modo palese e le cariche a scrutinio segreto.

Convocare

Nell'elenco premi Convoca. Il sistema rifiuta se mancano i giorni di preavviso o l'ordine del giorno e, per gli organi, se una carica in corso non ha un account collegato alla scheda del socio, e dice chi e perché.

L'avviso parte a tutti gli aventi diritto e l'assemblea dei soci va sul calendario dell'associazione con entrambe le convocazioni. Da qui l'ordine del giorno non si modifica più. Nell'area soci le sedute degli organi e l'assemblea degli enti le vede solo chi ci siede.

Il giorno della seduta

Apri i lavori fissa il numero degli aventi diritto. Poi clicca la riga dell'assemblea e lavori dai riquadri Ordine del giorno, Presenti e Deleghe.

Chi arriva lo segni con Registra un presente; chi è collegato da casa preme Sono presente nell'area soci. Chi se ne va lo segni con È uscito: non conta più per il quorum.

Le deleghe si inseriscono con Aggiungi una delega, annotando nell'Origine della delega dove sta quella scritta; il socio può delegare anche dall'area soci. Il sistema rifiuta le deleghe oltre il tetto, a sé stessi, a catena (chi ha delegato non ne riceve, e viceversa) e da chi è già presente. Se chi ha delegato arriva in sala, la sua delega decade da sola.

Metti ai voti funziona solo a quorum raggiunto: presenti più deleghe, rispetto agli aventi diritto. Dopo l'ora della seconda convocazione vale il quorum ridotto. I presenti votano dall'area soci con Favorevole, Contrario o Mi astengo; chi porta deleghe vota anche per quelle. Nel voto segreto resta scritto chi ha votato, non come.

Chiudi la votazione conta i voti, scrive l'esito, approvato o respinto, e lo sigilla: non si riapre. Gli astenuti non entrano nel calcolo della maggioranza.

Chiusura e verbale

Premi Chiudi i lavori, poi Verbale per scaricare il PDF: regole applicate, presenti, deleghe, esiti e sigilli di ogni votazione. Verifica i sigilli controlla in qualunque momento che nessun voto e nessun totale sia stato cambiato dopo la chiusura.

Contratti

In Contratti → Modelli di contratto scrivi il testo con i segnaposto elencati sopra l'editor, come {{counterpart_name}} o {{valid_from}}: nel PDF diventano i dati veri.

In Contratti → Contratti → Nuovo il numero si propone da solo (CTR-anno-progressivo). Scegli tipologia, modello (solo quelli attivi della stessa tipologia), dati della controparte e date. Con un modello scelto, Genera PDF crea il documento e Scarica PDF lo scarica.

Quando torna firmato, modifica il contratto e carica il file in PDF Firmato (upload): al salvataggio lo stato diventa Firmato e la data di firma, se vuota, quella di oggi. Inviato, Scaduto e Annullato li imposti tu. Il filtro In scadenza (30gg) mostra i firmati che scadono entro trenta giorni. Se la voce Contratti non c'è, il modulo non è attivo per voi.

Documenti

L'archivio dei file sta in Documenti. Crea prima le categorie in Categorie documenti: senza categoria il documento non si salva. Poi in Documenti → Documenti → Nuovo carichi il file con titolo, slug (un identificativo breve e unico), categoria, versione e stato.

Da dove cominciare

Assegna le cariche del direttivo dalla scheda dei soci e guarda l'Organigramma: se c'è qualcosa in rosso, sistemalo. Poi prepara la prossima assemblea in bozza, con regole e ordine del giorno: finché non premi Convoca non parte niente.