Privacy e registri

Percorso protezione civile

Due gruppi del menu. Privacy e GDPR vale per tutte le associazioni, in qualunque paese. Normativa contiene i registri e gli adempimenti del Terzo Settore italiano e compare solo agli enti registrati in Italia.

Se un gruppo manca, il modulo non è attivo: controlla Il mio piano.

Tipi di consenso

I consensi che la tua associazione chiede: le foto sul sito, la newsletter, i dati sanitari per il corso di nuoto. Per ognuno indichi Nome, Descrizione e Base Giuridica (Consenso, Contratto, Obbligo legale, Interesse vitale, Interesse pubblico, Legittimo interesse). Obbligatorio indica i consensi richiesti per l'iscrizione; Attivo lo spegni quando un consenso non lo chiedi più. La colonna Consensi conta quanti ne sono stati registrati per quel tipo.

Richieste degli interessati

Quando un socio, un genitore o un ex volontario chiede di vedere, correggere o cancellare i suoi dati, apri una richiesta. Nome, email e, se lo hai, Codice Fiscale servono al sistema per ritrovare la persona negli archivi. Il Tipo è uno fra Accesso, Rettifica, Cancellazione, Limitazione, Portabilità, Opposizione.

Quando scrivi la Data Ricezione, la Scadenza si compila a 30 giorni. Nell'elenco vedi quanti giorni restano, in rosso quelle scadute; il filtro Oltre il termine te le isola.

Dalla riga della richiesta lavori con quattro bottoni:

• Prendi in carico mette la richiesta in lavorazione, registra chi l'ha presa e ricalcola la scadenza dalla data di ricezione.
• Esporta dati produce il documento con i dati della persona (vedi sotto).
• Chiudi con esito chiude come «riscontro fornito» o «respinta». Il testo della risposta è obbligatorio e resta conservato.
• Anonimizza sovrascrive per sempre i dati identificativi (account, anagrafica della scheda socio, riga del registro soci) e sospende l'account; le righe restano, senza dati personali. Per confermare spunti la verifica dell'identità e scrivi ANONIMIZZA. Se la persona non si trova né dall'email né dal codice fiscale, si ferma e te lo dice. Documenti caricati, carta e backup non vengono toccati.

Sotto Altro trovi Cronologia: ogni passaggio con chi l'ha fatto e quando.

L'esportazione dei dati

Esporta dati ti chiede il formato: PDF, da consegnare alla persona, o JSON, strutturato, per chi vuole portare i propri dati altrove. Il file si scarica subito e la richiesta annota quando, alla voce Ultimo export prodotto.

Il documento interroga account, scheda socio, tessere (anche le vecchie), patenti, consensi, richieste precedenti, registro delle operazioni e registro soci. Elenca anche gli archivi senza risultati e quelli che il sistema non sa attribuire: allegati caricati a mano, posta, carta, backup. Il pannello non spedisce niente: la consegna la fai tu.

Registro dei trattamenti

Una scheda per ogni trattamento che fate: tesseramento, iscrizioni ai corsi, gestione dei turni. Per ognuno scrivi Finalità, Base Giuridica, Categorie di Dati, Categorie di Interessati, Destinatari, Trasferimenti Extra-UE, Periodo di Conservazione, Misure di Sicurezza e, se lo avete, nome ed email del DPO. Ultima Revisione ti dice quali schede non riguardi da tempo.

Violazioni di dati

Il portatile con l'elenco dei soci rubato, una mail mandata a tutti con gli indirizzi in copia visibile: lo registri qui. Data Scoperta fa partire il conto delle 72 ore; la colonna Termine 72h mostra quanto manca, e il filtro Notifica al Garante isola quelle non notificate o fuori termine.

Prepara notifica ti fa completare contatti del DPO, interessati, conseguenze e misure, poi scarica il PDF. Se ne manca qualcuna, il PDF la elenca in testa e il pannello ti avvisa.

La notifica la presenti tu all'autorità. Dopo, Segna come notificata registra data, destinatario e protocollo, e la violazione passa a «Segnalata». Il destinatario proposto è il Garante italiano: se l'associazione è in un altro paese, scrivi il nome della tua autorità.

Registro delle modifiche

È il diario del modulo, in sola lettura: prese in carico, esportazioni, chiusure, anonimizzazioni, dossier e notifiche delle violazioni, con utente, data e indirizzo IP. Dal pannello non si modifica né si cancella.

I registri italiani

Il gruppo Normativa compare solo agli enti italiani.

Registro soci è il libro soci. Scegli il Socio e anagrafica e data di ammissione arrivano dalla sua scheda. Aggiungi N° Registro, Tipologia socio (Ordinario, Sostenitore, Onorario, Fondatore) e, quando esce, Data esclusione/recesso con il motivo. Le righe non nascono da sole quando iscrivi un socio: le aggiungi tu. Esporta registro scarica un CSV per Excel. Una riga attiva collegata al socio è anche ciò che fa risultare la Copertura assicurativa sulla sua tessera; senza, la tessera dice «non risulta».

5x1000 tiene un anno per riga: importo, data di accredito, finalità, spese. Bilancio sociale ha le sette sezioni del D.M. 4/7/2019, una casella per ciascuna. Comunicazioni al RUNTS raccoglie iscrizioni, variazioni, depositi e cancellazioni con la loro scadenza; il testo della comunicazione lo scrivi in Note.

Tutti e tre funzionano allo stesso modo. Prepara rendiconto, Prepara bilancio sociale e Prepara comunicazione generano il PDF con l'intestazione dell'associazione e ti dicono cosa manca. L'invio lo fai sul portale del ministero; poi Segna come trasmesso, Segna come depositato o Segna come trasmessa registrano data e protocollo.

Da dove cominciare

Scrivi i tipi di consenso che chiedete e una scheda nel registro dei trattamenti per il tesseramento. Se siete un ente italiano, riempi il registro soci partendo dai soci attivi. Le richieste e le violazioni le apri quando arrivano: il pannello conta i giorni al posto tuo.